Destek Hizmetleri Müdürlüğü
Nusret CANPOLAT
Destek Hizmetleri Müdürü
DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
Destek Hizmetleri Müdürlüğü’nün görevleri:
- Taşınır mal ve malzeme, hurda ve atıklarla ilgili işlemleri ve düzenlemeleri yapmak ve yürütmek.
- Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu hükümleri çerçevesinde bütçede yer alan mal, hizmet ve yapım işleri ile ilgili işlemleri yürütmek.
- Kurum hizmetleri için gerekli araç gereç ve malzemenin satın alma dahil temini ile ilgili hizmetleri yürütmek.
- Birimlerce ihtiyaç duyulan her türlü kırtasiye, büro malzemeleri, demirbaş malzeme ile eğitim ve organizasyon hizmetlerinin satın alma işlemlerini yapmak, muayene ve kabul işlemlerini koordine etmek.
- Kurum birimlerine ait taşınır kayıtlarının Taşınır Mal Yönetmeliğine uygun olarak tutulması, yılsonu raporlarının gerekli birimlere gönderilmesi faaliyetlerini yürütmek.
- Kurum hizmet binalarının alt yapı sistemlerinin işlerliğini sağlamak ve bu amaçla gereken faaliyetleri yürütmek.
- Hizmet Binası ile ilgili koruma ve güvenlik tedbirlerinin alınması, yürütülmesi ve buralara giriş ve çıkışların düzenlenmesine ilişkin işlemleri yürütmek.
- Kuruma ait fiziki mekanların bakım ve onarım ihtiyaçları ile ilgili hizmetlerinin yürütülmesinde meydana gelebilecek aksaklıkların giderilmesini sağlamak ve temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım onarım ve yenileme çalışmalarını yapmak, yaptırmak.
- İl Özel İdaresinin tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlaması, yönlendirilmesi ve koordinasyonunu sağlamak.
- GSM, sabit telefon ve data hatlarının abonelik işlemlerini, tarife tanımlamalarını yapmak ve fatura takip-ödeme işlemlerini gerçekleştirmek.
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve yürürlükte diğer ilgili mevzuatlar çerçevesinde; harcama birimlerimiz tarafından talep edilen mal ve hizmet alımı ile yapım işlerinin ihale süreçlerini gerçekleştirmek.
- Özel İdare bünyesinde bulunan konutların tahsis ve tasarrufunun yapılmasını sağlamak ve tahliye işlemlerini yürütmek.
- Sayın Valimizin talimatları doğrultusunda tanıtma, temsil ve ağırlama ile protokol giderlerinin ve ihtiyaçlarının Özel Kalem bütçesi ile zamanında karşılanmasını sağlamak.
- İmza yetkileri yönergesi ve yetki devri çerçevesinde ilgili tüm kurum ve kuruluşlar ile yazışmaları yapmak.
- Görev alanına giren tüm iş ve işlemlerle ilgili bilgi, belge ve dokümanları muhafaza etmek, mevzuata uygun arşivlemek ve denetim mekanizmalarına karşı bilgi ve belge sunmak.
- Birimin yıllık bütçe tekliflerini hazırlamak.
- Benzeri konularda mevzuatlar doğrultusunda verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Destek Hizmetleri Müdürlüğü Birimleri ve Görevleri
- Bilgi İşlem Birimi
- İhale Birimi
- Lojman Tahsis Birimi
- Satınalma ve Ambar Hizmetleri Birimi
- Tesis Bakım-Onarım Hizmetleri Birimi
- Güvenlik - Temizlik Hizmetleri Birimi
- Basın - Yayın Halkla İlişkiler Birimi
1. Bilgi İşlem Birimi
1.1. İl Özel İdaresinin tüm bilgi işlem faaliyetlerinin planlaması, yönlendirilmesi ve koordinasyonunu sağlamak.
1.2. İl Özel İdaresinin tüm birimlerinin bilgisayar ortamında yürütecekleri faaliyetlere yönelik gerekli teknik desteği vermek.
1.3. İdare birimleri arasında ağ, yapısal kablolama ve internet kurulumunu yapmak.
1.4. Bilgisayar işletim sistemlerinin ve paket programlarının kurulumunu sağlamak.
1.5. e-devlet projesi kapsamında yapılacak iş ve işlemlerin kontrolü ve yürütülmesini sağlamak.
1.6. 5651 Sayılı yasa gereği logları tutmak.
1.7. Web sayfası tasarımı ve güncelliğini devam ettirmek.
1.8. Ağ güvenliğini kontrol etmek ve antivirüs yazılımının güncelliğini sağlamak.
1.9. Bilgisayarlardaki veri güvenliğinin sağlanmasına yönelik olarak önlemler almak.
1.10. İdarenin tüm birimlerinin bilişim teknolojisine ait her türlü malzeme, program ve sistem kurulumlarının şartnamelerinin hazırlanması, bakım, onarım ve güncelleme sözleşmelerini yapmak.
1.11. Bilişim teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak bilgi işlem sisteminin geliştirilmesi için çalışmalar yapmak.
1.12. İdarenin tüm birimlerinde kullanılan bilişim malzemelerinin bakım ve onarımını yapmak veya yaptırmak.
1.13. İdarenin iletişim hizmetlerini sağlamak.
1.14. İdaredeki tüm birimlerin telefon hatlarının bakım ve onarımı, santral hizmetini yürütmek.
1.15. Her türlü iletişim ve data hatları sözleşmelerini yapmak.
1.16. Güvenlik Kameralarının kayıtlarının tutulması ve saklanması ile ilgili tedbirleri almak.
1.16. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
2.İhale Birimi
2.1. İhaleyi EKAP’a yüklemek.
2.2. İhale ilanlarını yapmak.
2.3. İhale komisyonlarını oluşturmak.
2.4. İlandan sonra ihale komisyonu üyelerine ihale işlem dosyası vermek.
2.5. İhale sürecindeki yazışmaları yapmak.
2.6. İhaleyi yaptıran müdürlükle her türlü koordinasyonu sağlamak.
2.7. İhale gününden önce tüm belge, form ve dokümanları hazırlamak.
2.8. İhale oturumunu organize etmek.
2.9. İhalenin gerçekleşmesinden sonra Komisyon Kararı, Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet Mektubu gibi formları düzenlemek ve süresi içinde onaylatmak.
2.10. Kesinleşen İhale Kararı, Sözleşmeye Davet Mektubu formlarını ilgili yerlere göndermek.
2.11. İhale kararı ile ilgili itirazları süresi içinde incelemek ve cevaplandırmak.
2.12. Sözleşmenin idare ve yüklenici tarafından imzalanmasını sağlamak.
2.13. Sözleşme dosyalarını ilgili müdürlüğe göndermek.
2.14. İhale Sonuç Bilgi Formunu düzenlemek.
2.15. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
3.Lojman Tahsis Birimi
3.1. Personelin lojman taleplerinin alınmasını, değerlendirilmesini, tahsisini sağlamak.
3.2. Lojman kullanım sürelerinin takip edilmesini ve süre sonunda tahliye edilmesini sağlamak.
3.3. Lojmanlardaki arızalarla ilgili taleplerin alınmasını sağlamak ve arızaların giderilmesine ilişkin işlemleri koordine etmek.
3.4. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
4. Satınalma ve Ambar Hizmetleri Birimi
4.1. Satın alma ile ilgili talepleri almak ve değerlendirmek.
4.2. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa göre satın alınan malzemelerin depolama ve istek yapan birimlere verilmesi işlemlerinin takip ve kontrolünü yapmak.
4.3. İhale ile yapılacak satın almalar dışındaki doğrudan teminle veya istisna kapsamında olan mal ve hizmetlerin piyasa araştırmasını yaparak alımını gerçekleştirmek.
4.4. İhale ile alınacak malzemelerin yazışmalarını yapıp, İhale Birimine bildirmek.
4.5. Hizmet alımında; ilgili fatura gelince muayene ve kabulünü yaptıktan sonra ödenmek üzere Mali Hizmetler Birimine göndermek.
4.6. Mal alımında; gelen fatura içeriğinin muayene ve kabulünü yapıp Taşınır İşlem Fişi düzenlenmek üzere ayniyat ve ambar işlerinin yapıldığı birime faturayı iletmek.
4.7. Satın alma ile ilgili yazışmaları takip etmek.
4.8. Satın alınan malzemenin, ambara girmeden doğrudan teslimi yapılacaksa ilgili müdürlüğe, ambara alınacaksa ambar memurluğuna iletilmesini sağlamak.
4.9. Harcama birimince edinilen taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
4.10. Muayene ve kabul işlemi derhal yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bu şekilde alınan taşınırların kesin girişleri yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
4.11. Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır hesap yetkilisine (Mali Hizmetler Müdürlüğüne) göndermek.
4.12. Tüketime veya kullanıma verilen taşınırları ilgililere teslim etmek.
4.13. Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak veya alınmasını sağlamak.
4.14. Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
4.15. Yıl sonunda ambar sayım kurulu ve sayım ekibi kurup, ambar sayımlarını yapmak.
4.16. Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak ve harcama yetkilisine önerilerde bulunmak.
4.17. İl Özel İdaresine ait birimlerin (Valilik, Vali Konağı dahil) telefon, elektrik, su ve doğalgaz gibi hizmet bedellerinin takibi ve zamanında fatura ödemelerini yapmak.
4.18. Vali Konağı ve Valilik Makamına mal ve malzeme alımına ilişkin iş ve işlemleri yapmak.
4.19. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
5. Tesis Bakım-Onarım Hizmetleri Birimi
5.1. Özel İdare hizmet binalarına ait her türlü bakım, onarım işlerini ve mekânsal düzenlemeleri yapmak, yaptırmak.
5.2. Kalorifer dairesinin temizliği, kazanın yakılması ve kullanılmasını talimat dahilinde özen ile yerine getirilmesini sağlamak.
5.3. Soğutma sistemi (chiller) ve Havalandırma sistemlerini devreye almak, talimat dahilinde işletmesini sağlamak.
5.4. Asansör bakım onarımlarını yapmak yaptırmak, talimat dahilinde işletmesini sağlamak.
5.5. Sıhhi Tesisat, Yangın Tesisatı (Yangın Tüpleri Dahil) ve Elektrik tesisatı (Güvenlik Kameraları ve Ses sistemleri dahil) ile ilgili her türlü bakım onarım işlerini yürütmek, etkin ve verimli çalışması ile ilgili tedbirleri almak.
5.6. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
6. Güvenlik – Temizlik Hizmetleri Birimi
6.1. Özel Güvenlik hizmetlerine ilişkin mevzuat hükümleri gereği verilen görevleri yerine getirmek.
6.2. Özel Güvenlik personelinin denetim, kontrol ve koordinasyonunu sağlamak.
6.3. Resmi tatil ve bayram günlerinde çekilen bayrakların Türk Bayrağı Kanunu’nun 3. ve 7. maddesine uygun olmasına dikkat edilerek asılmasını sağlamak.
6.4. Sabah mesai saatinden önce bütün servisler, masa, dolap gibi eşyalar ile koridor ve merdivenlerin, binanın giriş tretuvarlarının temizlenmesi, yıkanması ve paspaslamasını sağlamak, aynı işlemler öğle mesaisi başlamadan önce tekrarlamak, dairenin tertipli ve temiz bulunmasını sağlamak.
6.5. Tasarruf açısından açık musluk ve elektrik kalmamasına dikkat edilerek her gün mesai bitiminde kontrolünü sağlamak.
6.6. Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
7.Basın-Yayın Halkla İlişkiler Birimi
7.1.Basın kuruluşları ile İdare arasındaki haberleşme talep ve ihtiyaçların tespit edilmesini, planlanmasını, bu konularda gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.
7.2.Ulusal ve yerel yayın yapan günlük gazetelerde, internet sitesinde İdareyi ilgilendiren haberlerin takibi; üst amire sunulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.
7.3.Gerektiğinde Genel Sekreter’in günlük programlarının yerel-ulusal basına bildirilmesini sağlamak.
7.4.İdarenin kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın –yayın organlarına duyurulması işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.
7.5.Genel Sekreterin basın toplantılarının organize edilmesini sağlamak.
7.6.Basın bültenlerinin hazırlanması, idare faaliyetleri hakkında basın yayın kuruluşlarına (Gazete, Radyo, TV, Dergi v.b ) basın bildirilerinin gönderilmesi, haberlerin e - posta ve cep mesajı yoluyla ilgililerine ulaştırılmasını sağlamak.
7.7.Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret v.b) fotoğraf çekimlerinin yapılarak arşivlenmesini sağlamak.
7.8.Gazete arşivi ve yayın arşivi tutulmasını sağlamak.
7.9.Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi amacıyla çeşitli araştırmalar yapmak ve amirinin bilgisine sunmak.
7.10.İdare tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtılması için basın yayın organları ile iletişime geçmek.
7.11.Yazılı, sözlü, görüntülü basın ve yayın organlarını takip ederek İdare'nin leh veya aleyhinde olan gelişmeleri düzenli olarak rapor vermek. Yaptığı basın takip çalışmalarıyla ilgili olarak arşiv oluşturmak.
7.12.Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile amiri tarafından verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.
